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文章编号(Article ID)：1009-9336(2003)01-0064-03
中图分类号(CLC number)：F49
文献标识码(Document code)：B
摘要：论述了固定资产信息化管理的内容,信息化的目的、意义并提出初步方案。
关键词：固定资产；信息化；管理
在经济和技术飞速发展的今天，伴随着我国改革开放的成功和国民经济的快速增长，如何适应现代化企业管理的要求，符合WTO的管理规则，如何管理好这些国有资产，合理配置资源，增创企业的更大经济效益，已成为营业局当前十分艰巨而紧迫的任务。
1 营业局固定资产管理现状
营业局从成立至今2年多时间，固定资产原值由成立时的4.3亿元发展到现在的8.68亿元。上述固定资产分布在大小18个部门，主要由各部门兼职固定资产管理员进行看管。传统的管理模式，不可能对资产的使用情况、报废情况、闲置情况、维修情况及设备完好率等及时汇总，半年或1年才进行1次资产检查且只停留在帐、卡、物相符的层面上。在这一过程中，势必会造成设备的重复投资、资源的浪费、资产盘亏而主管部门浑然不知的现象。实际上，在营业局成立2年多来，已经发现由于对资产管理不善造成的固定资产流失、损坏。
2 改善原有管理模式，开发固定资产信息管理系统
提升资产管理“系统化、规范化的程度”，降低管理的不确定性和变异性，使管理者充分发挥原有的“多职能、有弹性”的特长，对企业投资预测起到辅助作用，最好的方法是对资产进行信息化管理。
2．1 提高企业资产管理质量
传统的计帐方式，不可能对资产的分类过于详细，否则不可能及时准确地反映有关信息。而信息化管理，计算机容量大，运行速度快，功能齐全，不仅能做到资产分类详细，而且还能从不同角度出发对有关数据进行快速、详细地分析，全面客观地反映各种信息。信息管理系统可从资产名称、资产类别、使用情况、存放地点、资产金额、已提折旧年限等角度分析报表，还可结合生产情况，依据系统的“自定义功能”及“预测功能”，生成所需报表，帮助资产、财务、企管等不同部门管理人员获取管理所需的相关信息。通过深入分析研究，改善固定资产使用状况，提高设备使用年限和利用效率，避免固定资产短缺、停用、闲置或过剩等情况所造成无效资金投入或成本费用增大2种不利的局面，辅助改善财务状况，提高企业竞争力。
2．2 完善企业资产管理内控机制， 提高企业管理水平
固定资产的核算管理，一直都是国内大中型企业内部管理中的瓶颈。信息化管理资产后，可使资产、财务等部门有机地结合，及时了解和掌握资产变动信息，消除帐务与资产的实际使用情况、完好率等方面存在的差异，使资产实物与财务帐原值及折旧总额基本相符。
2．3 提高固定资产整体管理水平
资产信息系统的高度集成化，使资产前、中、后期的管理工作融为一体，保持良好的连贯性，能够克服传统管理中资产计划、采购、维修、保养、报废等相互脱节的弊病，可实现真正的资产整体管理。而信息系统的网络化功能，可通过共享公共资源，有效地提高采购透明度及采购质量。
2．4 减轻资产管理员的工作强度，提高工作效率
营业局的固定资产管理，具有数额大、种类多、分布地域广、更新购置较频繁等特点。营业局现有资产原值8.68亿元,资产信息已有5 424条记录,分布在18个部门。因购置、调拨、报废，使用状况及折旧变动等原因而需变动处理的信息很多。用以往人工计帐或简单的电脑做帐方法，管理员要突击核对数据，这样不仅难以准时完成工作，而且存在差错率高、统计报表格式单一、工作效率低下等不可克服的困难。实行信息化管理后，系统通过对各种资产数据的收集、加工、处理、存储，实现“资源共享”，不同要求的统计报表自动生成，数据核对方便，准确性增强，管理人员可以从繁琐、重复的手工模式的工作中解脱出来，工作强度大大减轻，工作效率显著提高。
3 营业局固定资产信息化、网络化管理探讨
固定资产的信息化、网络化管理，主要是指利用信息处理技术、现代化会计、资产管理办法等，以计算机为工具，以网络设施为桥梁，通过制定科学规范化管理制度进行资产管理的系列行为。
现代固定资产管理，从要求保证设备正常运转为最重要管理目标的管理，扩展到考核固定资产所创经济效益即要求对设备整个寿命周期的管理，设备经济寿命和设备技术寿命综合起来进行管理。因此，在资产信息化管理时要充分考虑这些因素。
3. 1 计划组织
资产信息化是一项长期的任务，必须有规划按步骤地实施。建立健全的计划管理制度,是系统成功运行的根本保证。首先应成立项目领导小组，领导组织实施及全程监控管理；其次实行项目管理责任制，每一步的实施，都要严格系统定位、规定时间进度并明确阶段目标。
3．2 组织结构
资产信息管理系统不是企业现行经营管理模式的再现，而是经过吸收、深化，更加规范化、科学化的新的经营管理模式。它来源于传统的业务模式，又超越传统业务模式，是更深层次的管理。资产管理信息化，系统高度集成化，对经营管理提出新的要求。组织结构简单、管理人员素质强、专业水平与电脑操作水平高，是发挥信息系统效能、精简机构、提高劳动生产率和运营管理水平的前提。
适应系统建设，应建立垂直管理、分工负责的资产管理模式。除系统专业维护人员外，各管理层次人员要求高度精简、综合素质强，尤其是基层管理员，基本上应定岗为一人管理及操作。
3．3 组织实施
1．培训学习
系统应用培训是保证系统稳定运行的基础，培训应由单位资产管理部门主抓，颁发系统操作人员上岗证书。
“信息管理系统操作的技术性、信息链条的高度关联性及生产上要求的时效性，要求系统各层次人员必须熟练操作。信息链条中任一环节的脱节或反应迟钝，都严重影响系统的整体实施及应用效率。这也是电脑高效运行中的簿弱环节。信息系统链条各节点的重要性，与传统管理系统比较起来，前者显然重要得多。因此，资产主管部门应严格执行先拿证书后上岗的规定，坚决禁止无证上岗或条件不合格者上岗。
2．资产清理
以财务资产帐为依据，重新规范资产所属部门的资产，有差额的、不易处理的部分先进行资产备查帐处理。
3． 编制资产编码
“ 资产编码方案，是信息化中最重要的环节。方案一旦确定、实施以后则不能再更改（或更改的难度大）。因此，在制定编码方案时，主管要认真组织人员在充分调研的基础上制定适合本公司的方案。
4． 会计数据初始化
系统初始化数据,要以经财务与资产两部门清查后的财务资产帐为依据。系统正式启动后（含测试阶段），则应严格按制度规定的流程进行资产入帐、调帐等数据处理，严禁非法数据输入。
5． 系统测试
任何软件使用都不可能充分满足用户的不同需求。因此，会计数据初始化完成后，要留有足够的时间对系统各模块功能进行全面综合的测试、调整。
6． 系统运行
系统测试合格后，应有各部门及协作单位共同签字确认，保证初始化数据的合法性。系统运行前期必须双轨制运行的原则，即传统业务模式与系统同时运行，磨合一段时间，保证新旧管理模式的平稳过度。
7． 系统维护
系统初始化、测试后正式运行，并不代表项目的完成。从系统工程学角度讲,信息化管理的核心、关键，是系统的有效管理。因为信息化管理，专业性强、时效性强，而用户对系统的认识度、系统本身的成熟度及人员对制度和环境的挑剔与频繁流动等，都对系统有效维护提出很高的要求。系统维护不好，将造成系统使用效率低下或不能使用，这不仅浪费项目投资、人力资源、时间，而且对整个企业的信息化工程都带来深刻影响；反之，系统维护得好，则不仅提高其使用寿命、充分发挥信息管理优势，而且能节约维护资金，提高管理效率与质量。企业管理层应高度重视系统维护工作。
8．资产管理一体化
在系统稳定正常运行的基础上，运行设备管理软件，对设备计划、保养、维护及备品备件等进行全程跟踪管理，资产管理实现高度集成化、一体化管理，上升到完全资产管理信息化阶段。
3．4 规章制度
信息化时代，在企业管理方面改变了管理模式、组织结构、人才结构，与之对应，在规章制度方面也提出了新的要求。新型的资产管理制度与传统的管理制度比较起来，主要体现出流程更为简洁、管理层次更为精简、对管理人员素质要求更高等特点。因此要制定相应的制度规范管理职责，约束、激励专业人士行为。
1． 制定资产管理制度
要从管理体制、管理程序、管理责任等方面制定全面资产的管理制度。重点制定资产与财务部门的责权，资产计划、审批、构建、验收、使用、保养维护、调拨、报废、清查、档案等方面的流程及监督、管理办法。
2． 软件使用管理制度
应包括资产编码、帐号设定管理、软件操作、维护管理、资产帐表、档案管理及操作人员培训管理等方面的内容。
3． 5 跟踪管理体系
1． 资产与财务部门监控措施
年度盘点清查、专项检查、不定期检查及资产审计制度。
2．重点内容
● 设备完好率考核；
● 资产台帐、表、卡准确性考核；
● 资产档案考核；
● 整体业务熟练度考核及系统操作熟练度考核。
3．6 配套措施
企业固定资产信息化管理改造工程，单靠管理科学的方法、手段是不够的，还要从行为科学角度出发，优化社会环境、发挥各类人才的主观能动性，为信息化建设的稳定运行培育良好的土壤和发展空间。为此，公司应搞好如下配套建设：
1． 提高对信息化建设的意义及紧迫性认识。再先进的技术，都要靠生产力中最活跃最积极的因素——人来实施。成功的信息化建设，离不开公司领导、各级职能部门及广大员工的思想统一、行动统一。要实行“一把手工程”，要观念更新，思路创新。
2． 制定明确的制度，保证资产信息建设的人财物投入，这是开展信息化建设的先决条件。
3． 深化管理体制改革，制定适合资产信息化发展的管理模式。每一新生事物产生伊始，或多或少都会遇到习惯势力的阻力。信息化建设有其不同的管理要求、人员素质要求及特定的人文环境要求等，这些都有赖公司决策层具备高瞻远瞩的目光、改革者的气魄，先从管理体制下手，制定本公司发展的新型管理制度。
4． 制定合理的激励机制，为新“肌体”注入生机和活力。激励机制可从两方面着手：资产信息化的全民推广度；资产信息化的实际效益。
以信息化改造传统产业，只有遵循“尊重知识、尊重人才“规律，充分发挥人的主观能动性，不断实施管理创新，才能真正实现推动营业局固定资产管理现代化的进程。
作者简介：
鲁慧勤 1983年毕业于北京邮电学院分院，现供职于北京市通信公司营业局技术部，从事技术管理工作。高级工程师。
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